Managementovereenkomst

De vraag

Je haalt een manager of bestuurder binnen die geen werknemer wil zijn, of je bent zelf die manager. De persoon werkt via een eigen managementvennootschap of als zelfstandig bestuurder, en de relatie rust op een managementovereenkomst. Je wilt weten wat in die overeenkomst moet staan en wat er gebeurt als de regeling achteraf anders wordt bekeken.

Het eerste risico is herkwalificatie. De wet van 2006 over de aard van de arbeidsrelaties kijkt naar de echte verhouding, niet naar het etiket. Ze hanteert algemene criteria, zoals de vrijheid om je werktijd en je werk te organiseren en het ontbreken van hiërarchisch gezag, en specifieke criteria voor bepaalde sectoren. Wordt de regeling als arbeidsovereenkomst geherkwalificeerd, dan raakt dat de sociale zekerheidsbijdragen, de arbeidsbescherming en de fiscale behandeling van de betalingen.

De tweede reeks vragen komt uit het vennootschapsrecht. Een bestuurder heeft een mandaat onder het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV). In een NV kunnen bestuurders in principe op elk moment zonder opzeg of vergoeding worden ontslagen (ad nutum), tenzij contractuele bescherming is afgesproken. In een BV laten de statuten meer ruimte. De overeenkomst moet passen bij de statuten, de benoeming en wat de manager echt mag beslissen.

Onze aanpak

We beginnen met de feiten: wie de partijen zijn, wat de manager echt gaat doen, met welke autonomie en voor wie nog. Daarna beoordelen we hoe goed de regeling een herkwalificatie doorstaat en passen we de overeenkomst en de organisatie van het werk aan. We lezen ook de statuten en het benoemingsbesluit, zodat overeenkomst en mandaat op elkaar aansluiten.

Dan volgen de commerciële voorwaarden: de omvang van de opdracht, de vergoeding (vast, variabel of allebei), de kosten, en de btw- en fiscale aspecten in algemene termen, zoals of de managementvergoeding btw draagt en hoe de bezoldiging van een vennootschapsbestuurder wordt behandeld. Fiscaal advies voor jouw individuele situatie stemmen we af met je belastingadviseur. We voegen exclusiviteit, een niet-concurrentiebeding, niet-afwerving en vertrouwelijkheid toe. Beperkende bedingen moeten evenredig zijn qua inhoud, duur en grondgebied. De juridische kaart van dit soort overeenkomsten staat in handelscontracten: een overzicht.

IP vraagt aparte aandacht. Auteursrechten en uitvindingen van iemand die geen werknemer is, komen niet automatisch bij de vennootschap terecht. Zonder schriftelijke overdracht kan de manager of de managementvennootschap eigenaar blijven van werk dat voor jou werd gemaakt. Daarom nemen we een duidelijke overdracht of licentie op, met omvang, grondgebied en duur, en een plicht om uitvindingen te melden en materiaal over te dragen. Zie kan ik mijn software beschermen en de IP vinden die je al hebt. Is een deel van de beloning een vergoeding voor de overdracht of licentie van auteursrechten, dan geldt het Belgische belastingregime voor auteursrechten en moet de overeenkomst de overdracht correct vastleggen.

Beëindiging en aansprakelijkheid komen als laatste: opzegtermijnen of een verbrekingsvergoeding, wat er gebeurt bij ontslag als bestuurder, de overdracht van dossiers en toegang, de beperkingen na afloop, de aansprakelijkheid van de manager tegenover de vennootschap, vrijwaring en D&O-verzekering.

We schrijven de overeenkomst met onze Document Studio, vanuit onze clausulebibliotheek of een korte briefing, met Belgische bedrijfsgegevens uit de KBO en een Word-export in de structuur van het kantoor. Een advocaat past elke clausule aan op de deal en de statuten. Na de ondertekening haalt het register van rechten en verplichtingen de verplichtingen van elke partij uit het contract, met de bijbehorende clausule. Een advocaat bevestigt ze en het register zet herinneringen voor opzegtermijnen en optievensters.

Wat je mag verwachten

• Een managementovereenkomst die aansluit bij de benoeming en de statuten.
• Een korte beoordeling van het herkwalificatierisico, met aanbevelingen voor de organisatie van het werk.
• Bepalingen over vergoeding, kosten en btw, met de fiscale punten aangekaart voor je adviseur.
• Clausules over exclusiviteit, niet-concurrentie, niet-afwerving en vertrouwelijkheid.
• Een schriftelijke overdracht van de IP die de manager maakt.
• Bepalingen over beëindiging, aansprakelijkheid en D&O, en een bevestigde lijst van verplichtingen en data.

Een advocaat bekijkt elk document. Wij geven geen fiscale of socialezekerheidsrulings en zeggen het als een specialist een punt moet bevestigen.

Neem een scale-up in Gent die een operationeel directeur aanwerft via haar eigen managementvennootschap. Haar ontwerpovereenkomst legt vaste uren en een rapporteringslijn vast die op een arbeidsovereenkomst lijken, en zegt niets over de softwaretools die ze gaat bouwen. We herschrijven de opdracht en de rapportering, voegen de overdracht van haar werk toe en spreken een opzegtermijn af voor het geval de raad haar mandaat beëindigt. Het register volgt daarna de opzegtermijn en het einde van het niet-concurrentiebeding op.

Volgende stap

Vertel ons wie wordt benoemd, in welke rol en via welke entiteit, en stuur ons de statuten als je die hebt. Wij stellen een scope voor. Houdt de manager ook aandelen? Zie dan ons werk rond aandeelhoudersovereenkomsten, en voor een nieuwe vennootschap oprichting.

Plan een afspraak of neem contact op.