IP-portefeuillebeheer

De vraag

Intellectuele eigendom ontstaat zelden als een geplande portefeuille. Merken worden gedeponeerd bij de lancering van een product, octrooien als een project een mijlpaal haalt, domeinnamen als een campagne er een nodig heeft. Na een paar jaar heb je tientallen of honderden rechten in verschillende landen, met verschillende houders in de registers, verschillende verlengingscycli en verschillende kosten.

De vragen die daaruit volgen zijn praktisch. Wat hebben we precies, en waar? Welke rechten verlopen dit jaar en wat kost het om ze in stand te houden? Welke inschrijvingen beschermen nog iets wat we verkopen, en welke een product dat is stopgezet? Waar verkopen we zonder bescherming? En wat is de portefeuille waard als een investeerder of koper ernaar vraagt?

Een gemiste termijn kan betekenen dat je een recht kwijtraakt, en betalen voor rechten die niemand gebruikt is een stille kostenpost. Met een goed beheerde portefeuille vermijd je allebei.

Klanten komen meestal na een overname die onbekende rechten bracht, als een collega die de spreadsheet bijhield vertrekt, als meerdere externe kantoren delen van de portefeuille beheren, of voor een financieringsronde of verkoop waarvoor een volledige lijst nodig is.

Onze aanpak

Voor ons is portefeuillebeheer een doorlopende dienst, geen eenmalige audit. We volgen de levensloop van elk recht, van indiening tot verlenging of opgave, zoals beschreven in IP lifecycle management.

Eerst bouwen we het register. We verzamelen je rechten, checken ze in de officiële registers en noteren houder, status, landen, klassen en volgende termijnen. Onze functie voor portefeuille, verlengingen en termijnen toont het resultaat als kaart, rechtendiagram of lijst, met dekking per rechtsgebied, spreiding over de Nice-klassen en een verlengingstijdlijn met kosten.

Daarna volgen we de termijnen op. Data komen in de termijnenbewaking met oplopende herinneringen, en post van IP-bureaus wordt herkend en gekoppeld aan het juiste recht. Een persoon bevestigt elke berekende datum voordat we erop vertrouwen. Je IP-termijnen beheren legt uit om welke data het gaat en wat er op het spel staat.

Verlengingen bereiden we per klant gebundeld voor. Per recht zie je de raming uit onze kostenraming voor IP en geef je ons de opdracht om te verlengen, op te geven, verzet aan te tekenen of uit te breiden. Die instructies geef je via een beveiligde link of in het klantenportaal, waar je ook de kaart van je rechten ziet, resultaten van monitoring bekijkt en je dossiers volgt. Verlengingsbeheer voor IP-portefeuilles behandelt de juridische kant van die beslissingen.

Tot slot leggen we de portefeuille naast je bedrijf: gaten in markten die je bedient, klassen die niet meer bij je producten passen, ontbrekend bewijs van gebruik en rechten die meer kosten dan ze beschermen. Is een waardering nodig, dan zet hoe je een IP-portefeuille waardeert de methoden uiteen.

Wie waarover beslist, zeggen we liever duidelijk. Het systeem stelt data, kosten en mogelijke gaten voor. De gemachtigde bevestigt elke berekende datum, beoordeelt of een ontbrekende klasse een echt risico is en adviseert of je moet verlengen, opgeven, verzet aantekenen of uitbreiden. De eindbeslissing over elk recht neem jij.

Wat je mag verwachten

• Een volledig, gecontroleerd register van je merken, modellen, domeinnamen en octrooien, en indien gewenst een register van auteursrechtelijke werken.
• Een portefeuilleoverzicht in het klantenportaal: kaart, rechtendiagram, lijst en verlengingstijdlijn.
• Termijnbewaking met bevestigde data en oplopende herinneringen.
• Verlengingsvoorstellen met kostenraming en een registratie van jouw instructies.
• Een periodieke evaluatie met aanbevelingen: verlengen, opgeven, uitbreiden naar nieuwe landen of bewijs van gebruik verzamelen.
• Materiaal voor due diligence, financieringsrondes of een waardering, uit hetzelfde register.

Er wordt niets gedeponeerd, betaald of opgegeven zonder jouw instructie en de goedkeuring van een advocaat.

Een kort scenario: een fabrikant uit Mechelen vraagt ons een portefeuille van 40 merken en 6 octrooifamilies over te nemen. In de eerste doorlichting vinden we drie merken die op naam staan van een voormalige dochtervennootschap, twee klassen waarin het bedrijf geen bescherming heeft voor producten die het vorig jaar lanceerde en vier registraties voor producten die al jaren zijn stopgezet. De voorstellen die volgen zijn concreet: de wijziging van eigenaar inschrijven, de ontbrekende klassen deponeren en de vier oude registraties bij hun volgende verlenging laten vervallen.

Volgende stap

Stuur ons een lijst van wat je hebt, in welke vorm ook, desnoods een spreadsheet of een map met certificaten. Wij nemen het vanaf daar over en zeggen je wat ontbreekt.

Plan een gesprek om te bespreken hoe wij de opvolging kunnen overnemen.