Naleving van je merkbeleid

De vraag

De meeste merkproblemen in een distributienetwerk zijn niet opzettelijk. Een distributeur gebruikt nog het oude logo. Een wederverkoper herschrijft productbeschrijvingen en doet beweringen die het product niet kan waarmaken. Een partner registreert een domeinnaam met jouw merk erin en draait daarmee een webshop die jij nooit hebt goedgekeurd.

Je hebt merkrichtlijnen, maar je weet niet wie ze volgt, en het contract dat je tekende geeft je misschien geen duidelijke manier om ze af te dwingen. De vraag is hoe je een merkhandboek omzet in verplichtingen die je kunt controleren en afdwingen, zonder commerciële relaties te beschadigen.

Typische aanleidingen zijn een nieuw distributienetwerk, een rebranding die partners moeten overnemen, een partner die buiten zijn gebied blijkt te verkopen, of een overname die licenties met onbekende voorwaarden meebrengt. De beginvraag is steeds dezelfde: wat heeft de partner precies afgesproken, en kunnen we dat aantonen?

Onze aanpak

Het contract komt eerst. We lezen je distributie-, wederverkoop- en licentieovereenkomsten door en checken of ze vastleggen wat de partner mag doen: de gelicentieerde merken, gebieden en kanalen, de kwaliteitsnormen, de toepasselijke merkrichtlijnen, de rapporterings- en auditrechten en de gevolgen van een tekortkoming. Een merklicentie heeft ook een juridische kant. Je moet controleren hoe de licentiehouder het merk gebruikt, anders kan de herkomst- en kwaliteitsfunctie van het merk eronder lijden. Het kennisbankartikel over distributie- en wederverkoopovereenkomsten laat zien wat zulke clausules doorgaans bevatten.

Het mededingingsrecht trekt grenzen. Beperkingen op hoe en waar een wederverkoper online mag verkopen, mogen alleen binnen de grenzen van Verordening (EU) 2022/720 (de verticale groepsvrijstelling), dus je merkregels moeten daarmee rekening houden.

Is het contract op orde, dan kun je de verplichtingen van elke partij opvolgen. Ons register van rechten en verplichtingen haalt de verplichtingen uit het getekende contract, steeds met de clausule waaruit ze komen, laat ze door een persoon bevestigen en volgt dan termijnen zoals rapporteringsdata, opzeggingstermijnen en evaluatiemomenten op met herinneringen.

Daarna volgt de monitoring. Onze online brand monitoring zoekt de plekken waar partners online buiten de lijntjes kleuren: domeinnamen met jouw merk erin, sites en marktplaatsadvertenties met verouderde of aangepaste logo's, en verkoopkanalen die je niet hebt goedgekeurd. Het achtergrondartikel over brand monitoring legt uit hoe detecties worden gescoord en beoordeeld. Erkende verkopers kunnen worden herkend, zodat de aandacht naar echte afwijkingen gaat.

Zien we een afwijking, dan reageren we stap voor stap. Meestal beginnen we met een informele nota die het precieze probleem aanwijst en de juiste materialen meegeeft, en daarmee zijn de meeste gevallen opgelost. Blijft het probleem, dan volgt een formele ingebrekestelling op grond van het contract, daarna een opschorting van commerciële voorwaarden en als laatste stap de beëindiging. Die stappen spreek je vooraf af in het contract, zodat je reactie evenredig en verdedigbaar is.

Fysieke kanalen dekken we contractueel af: auditrechten, rapporteringsplichten en waar nuttig proefaankopen.

Onze check van de contracten levert een korte lijst op: welke overeenkomsten het merkgebruik duidelijk regelen, welke zwijgen en welke afspraken je niet kunt controleren. De advocaat beslist welke wijzigingen echt nodig zijn en welke kunnen wachten tot de volgende verlenging.

Wat je mag verwachten

• Een check van je bestaande partnerovereenkomsten, met een lijst van gaten en voorgestelde wijzigingen.
• Merkrichtlijnen vertaald naar contractbepalingen en een beknopt reglement dat partners kunnen toepassen.
• Een register van verplichtingen en data van partners dat actueel blijft.
• Monitoring van het online gebruik van je merken door partners en derden, waarbij een advocaat beoordeelt wat wordt gesignaleerd.
• Een vastgelegd escalatiepad en de brieven en meldingen om het te volgen, in het Nederlands, Frans, Engels of Duits.

Zo'n programma kun je markt per markt uitbreiden. We houden een gelijke kernstandaard aan en passen aan wat per land verschilt, zoals reclamebeweringen en etikettering.

Een kort scenario: een Belgische fietsenmaker verkoopt via veertig dealers. Na een rebranding toont de monitoring elf dealersites met nog het oude logo en twee dealers die op een marktplaats verkopen, wat de overeenkomst niet toelaat. Het register toont dat de termijn voor de rebranding in de dealercontracten drie maanden was. We sturen de elf een informele nota met de nieuwe beelden, de twee marktplaatsverkopers een formele ingebrekestelling, en stellen voor de volgende verlenging een duidelijkere clausule over online verkoop voor.

Volgende stap

Vertel ons welke partnerovereenkomsten je hebt en waar je afwijkingen vermoedt. We bekijken een steekproef en laten zien hoe een werkbaar nalevingskader eruitziet.

Plan een gesprek of neem contact op.