Het IP vinden dat je al hebt

Het juridisch kader

De intellectuele eigendom van een bedrijf is meer dan wat in een register staat. Sommige rechten ontstaan vanzelf, andere blijven bij de mensen die ze hebben gemaakt, en sommige waardevolle activa zijn alleen beschermd zolang niemand ze openbaar maakt.

Rechten die zonder registratie ontstaan

Auteursrecht ontstaat zodra je een origineel werk maakt: software, documentatie, technische tekeningen, foto's, teksten, marketingmateriaal en ontwerpen. Daar komt geen formaliteit bij kijken. Richtlijn 96/9/EG geeft de maker van een databank waarvoor een substantiële investering nodig was een apart recht (het sui generis recht) voor 15 jaar, vernieuwd als de inhoud wezenlijk wordt gewijzigd. Een niet-ingeschreven gemeenschapsmodel beschermt het uiterlijk van een product drie jaar vanaf de dag waarop het voor het eerst in de EU voor het publiek beschikbaar werd gemaakt (Verordening (EG) nr. 6/2002, art. 11). Bedrijfsgeheimen, zoals formules, knowhow en klantgegevens, zijn beschermd krachtens Richtlijn (EU) 2016/943 als ze geheim zijn, waardevol omdat ze geheim zijn, en het voorwerp zijn van redelijke maatregelen om ze geheim te houden.

Rechten die een indiening vereisen

Uitvindingen zijn alleen octrooieerbaar als je ze indient voordat ze openbaar worden gemaakt, want het EOV kent geen algemene respijtperiode. Een technische oplossing die je in een project hebt ontwikkeld en in een presentatie hebt beschreven, kan dus verloren gaan zonder dat iemand het merkt. Namen en logo's bescherm je als merk door registratie, en de bescherming van niet-geregistreerde tekens verschilt per lidstaat (in België vooral via de regels over oneerlijke marktpraktijken).

Wie de eigenaar is

Bij eigendom ontdekken veel bedrijven problemen. Het auteursrecht op een programma dat een werknemer in de uitoefening van zijn taken heeft gemaakt, wordt uitgeoefend door de werkgever (Richtlijn 2009/24/EG, art. 2, lid 3). Voor andere werken, en voor werken van zelfstandigen, bureaus en partners in gezamenlijke ontwikkeling, blijven de rechten bij de maker tenzij ze schriftelijk worden overgedragen. Daarna beslist het nationale recht. Veel landen eisen een schriftelijke overdracht van auteursrecht en lezen die strikt (België doet dat), en de regels over uitvindingen van werknemers lopen sterk uiteen: sommige lidstaten hebben er een aparte wet voor, in België bestaat die niet, dus het eigendom hangt daar af van de arbeidsovereenkomst en de rechtspraak. Universiteiten en onderzoekspartners hebben vaak eigen regels.

In de praktijk

Een IP-audit is een gestructureerde doorlichting in vijf stappen.

1. Gesprekken. We praten met de mensen die producten, inhoud en processen ontwikkelen, want zij weten wat er is gemaakt en door wie.
2. Inventaris. We noteren elk actief: geregistreerde rechten, niet-geregistreerde rechten, nog niet ingediende uitvindingen, bedrijfsgeheimen, domeinnamen, software en het materiaal van derden dat erbij wordt gebruikt.
3. Eigendom. Voor elk actief gaan we na wie het heeft gemaakt en op welke grond, en of het bedrijf de rechten heeft krachtens de wet, een overdracht of een licentie.
4. Beoordeling. We delen elk actief in naar waarde en risico, en adviseren of je moet indienen, geheimhouden, in licentie geven, overdragen of laten liggen. Voor mogelijke uitvindingen toetst onze functie voor octrooianalyse of er iets vergelijkbaars in de stand van de techniek bestaat.
5. Registratie. De resultaten komen in het register van ons portefeuillesysteem en we stellen de ontbrekende contracten op, bijvoorbeeld met onze Document Studio.

Een Europees robotbedrijf laat een audit doen vóór een financieringsronde. Uit de gesprekken komt een niet-geoctrooieerd grijpmechanisme naar boven dat de ingenieurs acht maanden eerder op een studentenworkshop presenteerden. De nieuwheid is voor die versie waarschijnlijk verloren, maar een latere verbetering is nog niet gepubliceerd en kan worden ingediend. De audit toont ook dat de besturingssoftware deels door een zelfstandige is geschreven zonder overdracht, dat de productnaam niet als merk is geregistreerd en dat een klantendataset voor training alleen als bedrijfsgeheim is beschermd. Elke bevinding heeft een oplossing: een octrooiaanvraag voor de verbetering, een overdracht van de zelfstandige, een merkdepot en een nazicht van de vertrouwelijkheid.

Dezelfde oefening is vaak ook fiscaal van belang. Meerdere lidstaten hebben een fiscaal voordeel voor IP, en de Belgische innovatieaftrek is daar een voorbeeld van: ze geldt voor inkomsten uit kwalificerende IP-rechten, zoals octrooien en door auteursrecht beschermde software. De audit toont dus of je ze kunt claimen en welke bewijsstukken je daarvoor nodig hebt. Onze dienst innovatieaftrek bouwt op zo'n doorlichting voort.

Veelgestelde vragen

Ben ik eigenaar van wat mijn werknemers creëren?

Voor software oefent de werkgever in het algemeen de vermogensrechten uit als het werk in de uitoefening van de taken van de werknemer is gemaakt. Voor andere werken en uitvindingen hangt het af van het contract en de omstandigheden, dus regel het best in de arbeidsovereenkomst.

Is een audit alleen voor grote bedrijven?

Nee. Een kleiner bedrijf met een handvol activa kan in een korte oefening worden doorgelicht, en dat is vaak het nuttigst vóór een financieringsronde, een verkoop of een productlancering.

Wat als ik een niet-ingediende uitvinding vind die al is gepresenteerd?

De nieuwheid kan verloren zijn voor wat is bekendgemaakt, maar verbeteringen en niet-gepubliceerde aspecten kunnen nog beschermbaar zijn. Hoe eerder je het nagaat, hoe meer je kunt redden.

Leidt een audit tot meer indieningen?

Niet per se. Vaak leidt ze tot minder, beter gerichte indieningen, tot contracten die het eigendom regelen en tot de beslissing om sommige dingen geheim te houden.

Hoe dit samenhangt

Een audit is de eerste stap van een octrooistrategie, want ze wijst aan wat bescherming kan verdienen. Ze levert ook het bewijs voor de innovatieaftrek. De technologie die de resultaten bijhoudt, staat beschreven in IP-portefeuille, verlengingen en termijnen.