Master Services Agreements en SOW's

Het juridisch kader

Een masterdienstenovereenkomst (MSA) met statements of work (SOW's) eronder is de standaardmanier om doorlopende dienstverlening te organiseren. In de MSA leg je de juridische voorwaarden één keer vast. Elke SOW beschrijft één opdracht. Een bijzondere wettelijke vorm bestaat daarvoor niet: het is een gewone overeenkomst. Contractenrecht is in de EU grotendeels nationaal, dus het recht dat partijen kiezen (of dat zonder keuze van toepassing is, volgens de Rome I-verordening) levert de algemene regels, samen met de regels voor het specifieke type dienst. In België zijn dat bijvoorbeeld de regels van het nieuwe Burgerlijk Wetboek over verbintenissen (Boek 5).

De MSA bevat de voorwaarden die van project tot project niet mogen veranderen: aansprakelijkheid, vrijwaringen, intellectuele eigendom, vertrouwelijkheid, gegevensbescherming, verzekering en beëindiging. Elke SOW bevat de specifieke gegevens: omvang, deliverables, planning, aanvaardingscriteria en prijs. Staan commerciële details in de MSA of juridische voorwaarden in de SOW, dan krijg je conflicten. Een rangorderegeling bepaalt welk document voorrang heeft, meestal de MSA voor de juridische voorwaarden en de SOW voor omvang en prijs.

Een mix van Europese en nationale regels bepaalt de kernclausules. Waar de lidstaten verschillen, is België hieronder een voorbeeld.

Eigendom van deliverables. Auteursrecht is in de EU maar deels geharmoniseerd, en de overdracht van auteursrechten is grotendeels een nationale zaak. In de meeste landen is de maker eerst eigenaar, en wordt de klant niet vanzelf eigenaar van wat een aannemer maakt, tenzij het contract dat zegt. België is een strikt voorbeeld: onder Boek XI van het Wetboek van economisch recht moet een overdracht schriftelijk gebeuren en wordt ze restrictief uitgelegd, en moet elke wijze van exploitatie uitdrukkelijk worden vermeld, met omvang, duur en grondgebied. Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld de rechten van de werkgever op software die werknemers maken, op basis van een Europese regel. In de praktijk moet het contract zeggen of de klant een overdracht of een licentie krijgt. Bestaand materiaal en algemene know-how sluit je uit, die blijven bij de dienstverlener.

Aansprakelijkheid. Beperkingen van aansprakelijkheid zijn nationaal recht. In grote lijnen mogen ondernemingen hun aansprakelijkheid beperken, maar niet voor hun eigen opzet, en een beding dat de hoofdverbintenis uitholt, loopt gevaar. Hoever het nationale recht daarbuiten gaat, verschilt. In België kan bijvoorbeeld een beding met een kennelijk onevenwicht tussen ondernemingen vervallen onder Boek VI van het Wetboek van economisch recht (sinds 1 december 2020), en laat het Burgerlijk Wetboek de rechter een kennelijk buitensporig strafbeding verminderen.

Gegevensbescherming. Verwerkt de dienstverlener persoonsgegevens voor de klant, dan vraagt artikel 28 AVG een schriftelijke verwerkersovereenkomst met voorgeschreven inhoud. Subverwerkers mogen alleen met toestemming van de klant worden ingeschakeld. Dat komt naast de MSA.

Wijziging en onvoorziene gebeurtenissen. Lidstaten verschillen in of een rechter een contract mag aanpassen of beëindigen als gewijzigde omstandigheden de uitvoering buitensporig zwaar maken. Het Belgische Boek 5 heeft daar een regeling voor. De meeste MSA's regelen dat contractueel met een wijzigingsprocedure, zodat je een SOW schriftelijk kunt aanpassen zonder de hele overeenkomst open te breken.

In de praktijk

De taken verdelen tussen MSA en SOW

De MSA onderhandel je één keer zorgvuldig. SOW's sluiten de business teams daarna snel af, binnen het kader van de MSA. Dat is de praktische waarde van de structuur. Laat dus geen belangrijke punten over aan beslissingen per SOW.

Intellectuele eigendom in deliverables

Er zijn twee gangbare modellen. Bij overdracht is de klant volledig eigenaar van de deliverables. Bij licence-back blijft de dienstverlener eigenaar van zijn tools en geeft hij de klant een licentie om het resultaat te gebruiken. Wil je auteursrechten overdragen, zeg dan in de clausule welke rechten, voor hoelang en waar. Een vage clausule zoals "alle IP komt toe aan de klant" doet misschien niet wat de klant verwacht.

Een voorbeeld

Een Mechels logistiek bedrijf huurt een consultant in om een planningstool te bouwen onder een raamovereenkomst. De eerste SOW gaat over een prototype. De MSA zegt dat de klant eigenaar is van "alle resultaten", en de SOW noemt een bibliotheek die de consultant vóór het project had ontwikkeld. Een jaar later hergebruikt de consultant die bibliotheek voor een concurrent. De MSA maakte geen onderscheid tussen bestaand materiaal en projectresultaten, en er was geen schriftelijke overdracht van specifieke auteursrechten. Het geschil draait dus om interpretatie (hier onder het Belgische auteursrecht, dat overdrachten strikt leest). Een uitsluiting van bestaand materiaal, met een licentie voor de klant, en een omschreven overdracht van de projectresultaten had het opgelost.

Aanvaarding, verlenging en beëindiging

Aanvaardingscriteria in de SOW bepalen wanneer betaling opeisbaar wordt en wanneer een garantieperiode start. Stilzwijgende verlenging met een lange opzegtermijn kan je langer vastzetten dan de bedoeling was. Noteer en volg opzegdata dus op.

Veelgestelde vragen

Kunnen we één gecombineerd contract gebruiken?

Voor één duidelijk afgebakend project wel. Het model MSA plus SOW loont als er in de loop van de tijd meerdere opdrachten volgen, want dan hoef je de juridische voorwaarden niet telkens opnieuw te onderhandelen.

Wat als de MSA en een SOW elkaar tegenspreken?

De rangorderegeling beslist. Zonder zo'n bepaling leest de rechter de documenten samen, op basis van de gemeenschappelijke bedoeling van de partijen. Dat is minder voorspelbaar.

Wordt de klant automatisch eigenaar van wat de aannemer maakt?

Meestal niet, al verschilt het nationale recht. Eigendom van auteursrechten en andere rechten regel je best schriftelijk. Zonder duidelijke overdracht kan de aannemer eigenaar blijven en heeft de klant hooguit een impliciet gebruiksrecht.

Mag de aansprakelijkheid beperkt worden tot de betaalde vergoedingen?

Tussen ondernemingen meestal wel, in de meeste lidstaten. Het plafond mag geen opzet dekken, en de gebruikelijke uitzonderingen zijn datalekken, vertrouwelijkheid en IP-vrijwaringen. Of een plafond evenwichtig is, hangt af van het hele contract.

Hoe dit samenhangt

Een MSA met SOW's hoort bij onze dienstverlening rond commerciële contracten en transacties. We stellen het op met onze Document Studio en checken het met onze contractreview als de andere partij de pen vasthoudt. De bredere context staat in Commerciële contracten: een kaart, en voor softwareopdrachten in SaaS-overeenkomsten.